Yritysten ja organisaatioiden toiminta on siirtynyt vauhdilla digiaikaan – ja sen myötä myös arkistointi. Asiakirjat, sopimukset, raportit ja muu liiketoiminnan kannalta olennainen tieto syntyy ja säilytetään yhä useammin sähköisessä muodossa. Samalla lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja tietoturvavaatimukset ovat kiristyneet. Mutta mitä sähköinen arkistointi oikeastaan tarkoittaa – ja mitä jokaisen organisaation olisi siitä hyvä tietää?
Jarkko Koivuniemi, tieto- ja teknologiayrittäjä
Miksi sähköinen arkistointi on ajankohtainen juuri nyt?
Monilla toimialoilla sähköinen arkistointi ei ole enää vain suositus – se voi olla lakisääteinen velvoite. Yrityksissä sähköisen arkistoinnin kehittäminen liittyy usein tietohallinnon, HR:n, taloushallinnon ja asiakastiedon prosesseihin. Kun tieto on hajallaan eri järjestelmissä, riskinä on, että tärkeät asiakirjat katoavat tai eivät ole jäljitettävissä. Mitä yrityksessä tehtiin tai ei tehty?
Keskeiset kysymykset yrityksille
Miten varmistetaan, että tärkeä tieto löytyy helposti? Hyvin suunniteltu tiedonohjaus ja metatietojen hallinta ovat avainasemassa. Jokaisen asiakirjan on oltava löydettävissä myös vuosien kuluttua – riippumatta siitä, kuka tiedon alun perin loi.
Kuinka kauan tietoja on säilytettävä? Säilytysajat vaihtelevat asiakirjatyypin mukaan, ja ne perustuvat usein lakiin, sopimuksiin tai alan käytäntöihin. Esimerkiksi henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen, kun taas kirjanpitoaineistoilla on lakisääteiset määräajat.
Milloin sähköinen arkistointi voi olla pakollista? Joillakin toimialoilla se on laajasti velvoitettu, mutta myös yksityisellä puolella tietyt toimialat kuten finanssi- ja terveydenhuoltoala noudattavat tiukkoja säilytys- ja tietoturvavaatimuksia. Lainsäädäntö ja käytännöt ohjaavat toimintaa, näiden tavoitteena on varmistaa digitaalinen tieto. Tietoaineisto säilyy eheinä, luotettavina ja käyttökelpoisina myös tulevaisuudessa. Yrityksissä oikeudelliset ja sopimusvelvoitteet on pystyttävä todistamaan jälkikäteen, mitä on sovittu, tehty ja päätetty. Jos tieto ei ole eheää tai sen alkuperä ei ole varmistettavissa, se ei kelpaa todisteeksi esimerkiksi riita- tai oikeustapauksissa, viranomaisvalvonnassa, auditoinneissa tai sertifioinneissa. Luotettava sähköinen säilyttäminen tekee asiakirjoista oikeudellisesti päteviä ja varmistaa yrityksen selustaa.
Luottamus ja maine Asiakkaat, sijoittajat ja viranomaiset odottavat, että yritys hallitsee tietonsa vastuullisesti. Kun asiakirjojen tai tiedon säilyttäminen on kunnossa, yritys osoittaa luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä. Tiedonhallinta tukee ESG- ja vastuullisuusraportointia ts. yrityksen maine kestää tarkastelun myös kriisitilanteissa.
Teknologinen kestävyys
Digitaalinen tieto ei säily itsestään, sitä pitää suunnitella. Tiedostomuodot, ohjelmistot ja laitteistot vanhenevat, ja ilman suunnitelmallista pitkäaikaissäilytystä data voi muuttua lukukelvottomaksi. Siksi tarvitaan standardeja, metatiedot, jotka kuvaavat asiakirjan sisältöä ja alkuperää. Täytyy selvittää myös järjestelmien yhteistoimivuus tulevien teknologioiden kanssa. Tiedonhallinta ja säilyttäminen on tärkeää suunnitella.
Teknologiat ja järjestelmät ovat enemmän kuin pelkkä tallennuspaikka. Sähköinen arkistointi tai säilyttäminen ei tarkoita pelkkää tiedostojen säilömistä pilveen. Kyse on kokonaisvaltaisesta prosessista, johon kuuluu mm asiakirjojen rekisteröinti, luokittelu ja metatietojen määrittely.
Lisäksi on tunnistettava pilvimaailmassa järjestelmien integraatiot ja rajapinnat, jotka tarjoavat erilaisia säilytysratkaisuja (pilvi / on-premises). Miten yrityksissä on dokumentoitu kyberturvallisuus eikä se ole pelkkä tietoturva – onko uusi kyberturvallisuuslaki jo tuttu?
Yksityisellä sektorilla sääntely perustuu enemmän liiketoimintatarpeisiin, sopimusvelvoitteisiin ja tietosuojaan – mutta vaatimukset tietoturvasta ja jäljitettävyydestä ovat yhtä tiukkoja. Monet yritykset hyödyntävätkin standardeja oman tiedonhallinnan laadun varmistamiseksi.
Turvallinen tiedonhallinta? Myös varautuminen!
Tiedon säilyttäminen ei ole turvallista, ellei tietoa suojata asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa sähköisessä ja pilvimaailmassa mm käyttöoikeuksien ja käytönvalvonnan hallintaa, varmuuskopiointia ja jatkuvuussuunnittelua, valmiutta toimia myös poikkeustilanteissa sekä selkeitä rooleja että vastuita tiedonhallinnassa. Kyberaikana arkistointi on osa organisaation tietoturvastrategiaa.
Taloudellinen ja hallinnollinen vastuu käsittää mm yrityksen taloushallinto, sopimukset ja henkilöstöasiat perustuvat asiakirjoihin ja tietoihin, joita on säilytettävä vuosien tai jopa vuosikymmenten ajan. Jos data katoaa, muuttuu tai ei ole luettavissa uusilla järjestelmillä, seurauksena voi olla kirjanpidon tai verotuksen ongelmia, tietosuoja- tai raportointirikkomuksia ja ennen kaikkea lisäkustannuksia tietojen palauttamisesta.
Toiminnan jatkuvuus ja tehokkuus
Arkistointi ei ole vain säilyttämistä – se on osa tiedonhallintaa ja operatiivista tehokkuutta. Kun tieto löytyy nopeasti ja sen eheys on varmistettu ts työntekijät eivät tuhlaa aikaa etsimiseen, tieto siirtyy helposti uusille työntekijöille, organisaatio kykenee toimimaan myös poikkeustilanteissa (esim. järjestelmäkatkot tai kyberhyökkäykset).
Yhteenvetona yrityksissä digitaalisen tiedon eheys ja käyttökelpoisuus ovat liiketoiminnan perusta. Ne suojaavat oikeuksia, varmistavat jatkuvuuden ja ylläpitävät luottamusta niin asiakkaisiin, työntekijöihin kuin viranomaisiinkin.
Mitä yritysten kannattaa tehdä nyt?
- Kartoita nykytila. Missä yrityksesi tieto tällä hetkellä sijaitsee?
- Päivitä ohjeistukset. Laadi tai päivitä tiedonohjaus- ja arkistosuunnitelma.
- Valitse teknologia viisaasti. Esim. sähköisen arkistoinnin ratkaisu säästää aikaa ja riskejä.
- Kouluta henkilöstö. Jokainen työntekijä tuottaa ja käsittelee tietoa – siksi osaaminen on kriittistä.
Tule oppimaan lisää digitaalisen aineiston arkistointi pk-yrityksessä -koulutukseen
Koulutus tarjoaa yrityksille ja organisaatioille käytännönläheisen katsauksen sähköisen säilytykseen, teknologioihin ja parhaisiin käytäntöihin.
Toteutusajankohta ja -paikka
ti 9.12.2025 klo 9-12
Koulutus toteutetaan verkossa Microsoft Teamsin välityksellä ja ilmoittautuneille lähetetään osallistumislinkki ja ennakkopohdintatehtävä ilmoittautumisajan päätyttyä.
Jarkko Koivuniemi on pitkän linjan tieto- ja teknologiayrittäjä, joka on työskennellyt yli 20 vuoden ajan yrittäjänä, kouluttajana ja sparraajana. Hänellä on vahva osaaminen tekoälystä, yritysarkkitehtuurista, tietoturvasta ja tiedonhallinnasta, ja hänet tunnetaan selkeästä ja innostavasta koulutustyylistään.
Tulossa:
